Odanın Faaliyetleri İçin Etik Yönerge Rehberi

Odanın Faaliyetleri İçin Etik Yönerge Rehberi

Yurt Dışındaki İtalyan Ticaret Odalarının Misyonu ve Kimliği

 Yurt dışındaki bir İtalyan Ticaret ve Sanayi Odası’nın (CCIE) misyonu, İtalya ile bulunduğu ülke arasındaki ekonomik ve ticari ilişkilerin gelişimini desteklemek, işletmelere ve kurumlara nitelikli danışmanlık ve stratejik bağlantılarsunmak, bunu kişiselleştirilmiş ve işletmeci bir yaklaşımla gerçekleştirmektir. Bu misyon, aynı zamanda yerel düzeyde lobi faaliyetleri de dâhil olmak üzere, sürekli ve istikrarlı bir sahada varlık göstermeyi, üyelerinin ve personelinin bulundukları bölgeye kök salmasını da kapsar.

CCIE’ler, ayrıca İtalyan kurumlarıyla iş birliği içinde, yurt dışında tanıtım ve ticari kalkınma faaliyetlerini planlar ve yürütür; mal, hizmet, teknoloji, bilgi birikimi ve sermaye değişimini kolaylaştırabilecek bir ekosistem oluşturur. Sektörel etkinlikler, nitelikli partnerlerle kurulan iş ağları ve ileri düzey pazar analizleri sayesinde, ticaret odası markasının güvenilirliğini artıran ve şirketlerin uzun vadeli başarısını destekleyen iş birliğine açık bir ortamyaratırlar.

Yurt dışındaki bir İtalyan Ticaret ve Sanayi Odası, bu bağlamda, yurt dışındaki iş topluluklarının gelişimine ve değer kazanmasına katkı sağlamak amacıyla iş birliği yapan firmalar arasında kurulan bir ortaklık yapısıdır ve dünyada İtalya’nın tanıtımını üstlenir. İtalyan şirketlerinin yurt dışındaki faaliyetlerinin ve İtalya pazarına ilgi duyan yabancı firmaların desteklenmesinde bir tanıtım aracı olarak işlev görür ve Sistema Italia'nın ayrılmaz bir parçasını oluşturur.

Oda aynı zamanda, İtalya ile bağlantılı topluluklar inşa edilmesine, bu toplulukların faaliyet gösterdiği ülkeden İtalya’ya ve İtalya’dan bu ülkeye yatırımcı, turist ve iş insanı çekmesine katkıda bulunur. Bu sayede kalkınma için elverişli bir ortam oluşturur. Odanın yönetimi bağımsızdır ve ağırlıklı olarak özel sektördeki girişimci liderlerden oluşan Yönetim Kurulları tarafından yönlendirilir; finansmanı ise öncelikli olarak piyasa kaynaklıdır. Oda, faaliyet gösterdiği tüm paydaşlar için sürdürülebilir refahı teşvik etmeyi amaç edinmiştir.

CCIE, faaliyetlerini yürütürken hem faaliyette bulunduğu ülkenin yürürlükteki yasa ve yönetmeliklerine, hem de (İtalya Devleti’nden kamu katkısı aldığı için) İtalyan mevzuatında yer alan ve bulunduğu ülke mevzuatıyla çelişmeyen genel ilkelere uymakla yükümlüdür. Ayrıca özde demokrasi, adalet ve şeffaf yönetişim ilkelerine uygun davranır.

Oda, faaliyetlerini sürdürürken, temsil ve yürütme organlarından ve üyelerinden, üyelerin aktif katılımını sağlayacak şekilde etik ve sosyal sorumluluk ilkelerine dayanan davranışlar sergilemesini bekler. Bu çerçevede, maksimum şeffaflık, seçimli organların düzenli yenilenmesi ve hem oda ağı içinde hem de dış paydaşlarla olan ilişkilerde ticari dürüstlük gözetilir.

Ayrıca her CCIE, Assocamerestero’nun bir üyesi olarak, Assocamerestero’nun dayandığı tüzük ve yönetmelik kurallarına uymakla yükümlüdür.

1) Genel Davranış Kuralları

 Yurt dışındaki İtalyan Ticaret ve Sanayi Odaları (CCIE), Yönetim Kurulu üyeleri ve Genel Sekreter aracılığıyla aşağıdaki ilkelere uymayı taahhüt eder:

• Ticaret odası organizasyonu içinde ve dış ilişkilerde dürüstlük, bütünlük ve şeffaflık standartlarına uygun davranışlar sergilemek;
• Kişisel verileri ve gizli bilgileri, faaliyet gösterdikleri ülkenin mevcut gizlilik mevzuatına uygun şekilde işlemek. Eğer yerel bir mevzuat yoksa Avrupa Birliği düzenlemeleri esas alınır;
• Hiçbir koşulda, doğrudan veya dolaylı şekilde uluslararası ambargo, denetim veya kota düzenlemelerini ihlal etmemek (giriş veya çıkış yönlü ticaret akışlarında);
• Rekabet ve çıkar çatışması kurallarına uymak, ayrıca kara para aklama ve terörizmin finansmanı risklerini önlemek amacıyla KYC (“Müşterini Tanı”) gibi Avrupa direktiflerine dayalı özel prosedürleri uygulamak;
• Faaliyet gösterilen ülkenin ve İtalya’nın mevzuatına göre idari veya cezai suç teşkil edecek hiçbir faaliyettebulunmamak.

İlk maddeyle bağlantılı olarak, Başkan, Genel Sekreter ve tüm Yönetim Kurulu üyeleri, diğer kurul üyeleri, çalışanlar ve iş birlikçilerinin çıkar çatışmasına yol açabilecek herhangi bir durumda hareket etmediklerinden emin olmakla yükümlüdür. Potansiyel bir çıkar çatışması durumunda, CCIE'nin Yönetim Kurulu derhal gerekli önlemleri almalı ve riski ortadan kaldırmalıdır. Çıkar çatışmaları ve bunların yönetimine ilişkin kurallar, Assocamerestero’ya bildirilmelidir ve her zaman güncel tutulan özel bir kayıt sistemine işlenmelidir.

Bu kapsamda, adaylık sürecinde bile kişilerin çıkar çatışması veya riskli bir durumu olup olmadığını değerlendirmek için, örneğin kara para aklama (AML) ve terörizmin finansmanı ile mücadele (CFT) kontrol formlarına benzer bir öz beyan formu kullanılmalıdır. Bu önlem, özellikle şu görevlere getirilecek kişilerin geçmişlerinin incelenmesi için gereklidir: Başkan, Başkan Yardımcısı, Yönetici, Sayman ve Genel Sekreter. Kasten işlenmiş suçlar veya ticari/kamusal faaliyete ilişkin ihmalkâr suçlar nedeniyle kesinleşmiş mahkûmiyet kararı bulunan kişiler bu görevlere atanamaz. Küçük ve kişisel suçlar (ör. hız aşımı, düşük para cezaları) bu kapsamın dışındadır.

Sonuç olarak, böyle bir suçu işlediği tespit edilen kişinin bu görevden derhal ve otomatik olarak ayrılması gerekir. Bu öz beyan formları, gizlilik yasaları dikkate alınarak ilgili görevlilere uygulanmalı ve Assocamerestero’nun Başkanına ve Genel Sekreterine iletilmelidir. Gerekirse Assocamerestero, Tüzüğün 13. maddesi uyarınca süreci başlatabilir.

Eğer bu kişiler hakkında bir ceza davası açılırsa veya böyle bir risk oluşursa, ilgili kişi bunu derhal Yönetim Kurulu’na bildirmekle yükümlüdür. Kurul, ilgili Bölge Başkanları Kurulu’nun bağlayıcı görüşünü aldıktan sonra, kişinin görevden geçici olarak uzaklaştırılmasına karar verebilir. Yargı sürecinin gidişatı hakkında düzenli bilgilendirme yapılması zorunludur. CCIE ayrıca, bu pozisyonlar için ülke içi ve/veya İtalya’dan sabıka kaydı talep edebilir.

Ayrıca şu önlemlerin alınması tavsiye edilir:

• CCIE, belirlenen etik ilkelerin yerel düzenlemelere uygunluğunu değerlendirmek üzere Probiviri Kurulu’nu (veya yoksa özel bir komisyon) devreye almalıdır;
• Her Bölgenin Başkanlar Kurulu, olumsuz davranışların odanın ve tüm ağın itibarına etkisini değerlendirerek, gerekli önlemlerin alınmasını önermelidir.
• Her CCIE, hem yöneticileri hem de tercihen üyeleri (özellikle denetim organları üyeleri dernek üyeleri arasından seçiliyorsa), bulunduğu ülkede veya İtalya’da kötü itibara sahip kişiler olmamasına azami dikkat göstermelidir. Bu, yalnızca kendi odasını değil, tüm CCIE ağı açısından önemlidir ve gerekiyorsa yerel İtalyan diplomatik temsilciliklerinin sürece dâhil edilmesi de sağlanmalıdır.
• CCIE’ler ayrıca, yeni üyelerden başka üyelerden alınmış referanslar (özellikle aynı ülkedeki üyelerden) veya İtalya’daki yerel Ticaret Odasından alınmış referanslar talep edebilir. Aynı şirkete veya tüzel kişiliğe ait ondan fazla üretim veya ticaret birimi, ya da aralarında yakın akrabalık (eş, çocuk, ebeveyn, kardeş, ikinci derece akrabalar) olan üçten fazla kişi, aynı CCIE’ye oy hakkına sahip üye olarak kabul edilemez. Bu üyeler oy hakkına sahip toplam üye sayısının %10’undan fazlasını temsil edemez.

         Aynı şekilde, bir CCIE’nin Yönetim Kurulu’nda aynı şirkete veya aynı grup içinde yer alan şirketlere bağlı birden fazla temsilci veya çalışan görev alamaz.

• Özellikle Başkan, Başkan Yardımcısı, Sayman ve Genel Sekreter, İtalya’da veya başka bir ülkede siyasi görevlerde bulunamaz veya kamuoyuna odanın görüşünü yansıtıyormuş izlenimi veren beyanlarda bulunamaz. Eğer bu kişiler seçimle elde edilen bir siyasi göreve aday olursa, seçim süresi boyunca görevlerinden istifa etmeleri zorunludur ve seçilmeleri halinde derhal görevlerinden ayrılmaları gerekir. Bu karara, ilgili bölgenin Başkanlar Kurulu’nun bağlayıcı görüşü doğrultusunda CCIE Yönetim Kurulu karar verir.

Son olarak, aşağıdaki hususlar açıkça belirtilmektedir:

• CCIE tarafından düzenlenen fiziksel etkinlikler, yalnızca kendi yetki alanı sınırları içinde gerçekleştirilmelidir. (Bu sınırlar, CCIE’nin ofis sahibi olduğu veya personel bulundurduğu şehirlerin bağlı olduğu idari bölgeleri kapsar.) Aksi halde, ilgili CCIE ile ortaklaşa veya özel yazılı anlaşmalarla yapılmalıdır. İlgili ülkenin büyükelçiliğiyle iş birliği yapılması veya söz konusu bölge dışından üye kazandırılması, istisna teşkil eder.
• Aynı ülkede birden fazla CCIE bulunuyorsa, her birinin yetki alanı net şekilde belirlenmeli ve bu durum CCIE’nin adında, tüzüğünde veya resmî bir anlaşmada açıkça ifade edilmelidir. Bu anlaşmalar, ilgililere şeffaf şekilde duyurulmalıdır.

Assocamerestero, bir CCIE’nin başka bir CCIE’nin yetki alanına “müdahalesini” açıkça kınar ve Tüzüğün 13. maddesiuyarınca kuralları ihlal eden odalara uygun yaptırımlar uygulanmasını destekler.

2) İç İlişkiler

Yurt dışındaki İtalyan Ticaret ve Sanayi Odaları (CCIE), temsilci organları, yürütme organları ve her düzeydeki personeliyle birlikte aşağıdaki hususlara uymayı taahhüt eder:

• Kişi onuruna saygılı, yasalara uygun ve saygın bir çalışma ortamı sürdürmek;
• Odaya ait varlıkları özenli ve değerini koruyacak şekilde kullanmak;
• Dernek bünyesindeki farklı görev ve pozisyonlara erişimde cinsiyet eşitliğini teşvik etmek;
• Tüm çalışanlara eşit kariyer gelişimi fırsatları sunmak (fırsat eşitliği);
• Din, ırk, cinsiyet ve diğer kişisel ya da fiziksel özelliklerle bağlantılı herhangi bir taciz veya istenmeyen davranışı kişinin onuruna aykırı olduğu gerekçesiyle kesinlikle kabul etmemek;
• İş yerinde tekrarlayan ve kasıtlı yıldırma, tehdit, aşağılama ya da psikolojik şiddet (mobbing) gibi olayların meydana gelmesini önlemek.

Ayrıca, şu hususların da dikkate alınması gerekir:
Başkan, Başkan Yardımcısı (varsa) ve Genel Sekreter görevleri, bu rehberin 4. maddesinde tanımlanan şekilde, CCIE faaliyetleriyle ilgili kararların tarafsızlığını ve etkinliğini etkileyebilecek veya tehlikeye atabilecek kurum ve şirketlerdeki görevlerle bağdaşmaz (uyumsuzdur). Bu tür uyumsuzluk durumları mutlaka tespit edilmeli ve bildirilmelidir.

Buna ek olarak, CCIE'ler aşağıdaki yükümlülükleri yerine getirmelidir:

• Genel Sekreter’in, görevlerini 10 Temmuz 2009 tarihinde İtalyan Ekonomik Kalkınma Bakanlığı Hizmetler Konferansı tarafından onaylanan "Yurt Dışındaki İtalyan Ticaret Odaları Genel Sekreteri Profili"ne uygun olarak yerine getirmesini sağlamak;
• Aynı kişinin, istisnai, geçici ve kısa süreli durumlar dışında, aynı odada birden fazla görevi (örneğin Başkan/Yardımcı Başkan ve Sayman) aynı anda üstlenmemesini sağlamak. Bu tür durumlarda en kısa sürede görevin normal şekilde yeniden dağıtılması (yeni görevlendirme yapılması) gerekir.

Ayrıca, Genel Sekreter, hiçbir şekilde bağlı olduğu CCIE’de veya başka bir CCIE’de Başkan, Başkan Yardımcısı veya Sayman görevini üstlenemez.

3) Dış İlişkiler

CCIE, çalışanları, temsil ve yönetim organları, dış paydaşlarla ilişkilerinde dürüstlük, sadakat, adil davranış, sorumluluk ve şeffaflık ilkeleri doğrultusunda hareket etmekle yükümlüdür. Bu kapsamda şu ilkelere uyulması beklenir:

• CCIE’nin amaç ve değerleriyle uyumlu davranışlar sergilemek; 
• Gerek İtalya'da gerekse faaliyet gösterilen ülkede, kamu kurumlarıyla yürütülecek lobi faaliyetlerini, yalnızca yetkili statüdeki organlar (genellikle Başkan ve/veya Genel Sekreter) aracılığıyla ve yürürlükteki mevzuata tam uyum içinde gerçekleştirmek;
•  Oda merkezinde, doğrudan ya da dolaylı şekilde, siyasi ve/veya partisel amaçlı herhangi bir faaliyetin yürütülmesine izin vermemek, bu tür faaliyetlerin desteklenmesini veya tanıtımının yapılmasını engellemek;

- Eğer bir etkinlikte bir siyasi partiye yakınlığı olan konuşmacılar yer alacaksa, eşitlik ilkesine uygun hareket etmek;

• Hizmet sağlayıcıları, kalite, yenilikçilik, maliyet ve hizmet düzeyi gibi kriterler temelinde seçmek;

- Ayrıca ülke mevzuatında kamu alımlarına ilişkin özel hükümler varsa, bunlara da uymak;

• Medya ve kamu kurumlarıyla olan ilişkilerin, temsilci/çalışanlardan yalnızca bu alanda yetkili olanlar (genellikle Başkan ve Genel Sekreter) aracılığıyla yürütülmesi gerektiği belirtilmiştir.

- Yine de her bir yönetim kurulu üyesinin kişisel görüşlerini açıklarken ölçülü ve yapıcı bir dil kullanması, yorumlarında Oda üyeleri ve Sistema Italia’daki diğer paydaşlarla uyum ve birlik ruhunu gözetmesi önemle tavsiye edilir;

• Odaya ait gizli bilgilerin ve belgelerin üçüncü taraflarla paylaşılmaması;
• CCIE ağına üye bir yapı olarak, diğer CCIE’lerle dayanışma ve iş birliği ilkesi doğrultusunda hareket etmek.

4) Görev Uyumsuzlukları ve Çıkar Çatışmalarının Yönetimi

 İşbu mesleki etik rehber ilkelerinin yorumlanması ve uygulanmasıyla ilgili anlaşmazlık durumlarında, öncelikle Assocamerestero tarafından dostane bir çözüm yolu aranacaktır. Bu çözüm sağlanamazsa, Assocamerestero Tüzüğü’nün 13. maddesi uyarınca, yukarıda belirtilen kurallara uyumu teşvik etmek amacıyla bir yaptırım mekanizması devreye sokulacaktır. Bu mekanizma, Assocamerestero’nun amaçlarıyla açıkça çelişen davranışlardan doğan ihtilafları çözme görevine sahip olan Probiviri Kurulu’nun rolünü dikkate alır.

Bu Etik Kuralların ihlaline ilişkin somut durumların özel olarak değerlendirilmesi gerektiği ve bu değerlendirme sonucunda Probiviri Kurulu’nun görüşünün (gerekli görülürse ilgili bölgenin Başkanlar Kurulu’nun da görüşü alınarak) dikkate alınacağı esas olmakla birlikte, ön değerlendirme niteliğinde üç temel yaptırım türü öngörülebilir:

1. İlk yaptırım türü, hem kurum içi hem kurum dışı davranış normlarına ilişkin olup (örneğin bir CCIE'nin başka bir CCIE'nin yargı alanına “müdahalesi” gibi Dernek amaçlarıyla çelişen her türlü davranış), 6 aydan 2 yıla kadar Dernek üyeliğinden geçici olarak uzaklaştırma sürecini öngörmektedir.
2. İkinci yaptırım türü, hem ev sahibi ülkenin hem de İtalya'nın mevzuatına göre idari veya cezai suçlar işleyen CCIE temsilcilerini (Başkan, Başkan Yardımcısı, Sayman, diğer yönetim kurulu üyeleri ve Genel Sekreter) kapsar. Bu kişiler kendiliklerinden istifa etmediği veya görevden çekilmediği takdirde, CCIE’ye yönelik bir disiplin süreci başlatılır ve 3 aydan 1 yıla kadar Dernek üyeliğinden uzaklaştırma uygulanabilir.
3. Üçüncü yaptırım türü, özellikle Başkan, Başkan Yardımcısı (varsa) ve Genel Sekreter pozisyonlarında bariz bir görev uyumsuzluğu veya kötü yönetilen / hiç yönetilmeyen çıkar çatışmaları durumlarına ilişkindir. Bu durumda, uyumsuzluklar ortadan kaldırılana ya da çıkar çatışması tatmin edici şekilde yönetilene kadar, en az 3 ay süreyle Dernek üyeliğinden uzaklaştırma cezası uygulanır.

Yukarıda belirtilen uzaklaştırma sürelerinin sonunda, ihlalin devam edip etmediği kontrol edilir ve Assocamerestero Genel Konseyi, Tüzük hükümlerine uygun olarak, üyelikten çıkarma veya resmi tanınırlığın iptali sürecinin başlatılması yönünde karar alabilir.

Her CCIE'nin Başkanı ve Genel Sekreteri, bu belgenin tüm Yönetim Kurulu üyeleri tarafından okunduğuna dair imza alınmasını sağlar ve belgeyi, en uygun gördükleri şekilde, CCIE çalışanlarına ve üyelerine duyurur. Ardından, Assocamerestero’ya (Başkan ve Genel Sekreteri’ne) bu konuda bilgi verirler.